8 dicas especiais para manter as notas fiscais organizadas

As notas ficas de uma empresa são documentos importantes. Elas podem ser usadas, por exemplo, para comprovar um pagamento já realizado, evitando assim desperdícios, ou para situações de fiscalização. Por essas e outras razões, as notas fiscais devem ser guardadas com organização, de modo que quando for preciso acessa-las, seja de um modo fácil, para eliminar desperdícios de tempo e de energia na procura.

Se você ainda não organiza ou tem dificuldade de saber como organizar suas notas fiscais, siga as dicas abaixo. Com certeza sua vida empresarial vai ficar melhor!

1. Guarde as notas impressas em pastas

O passo mais lógico é organizar as notas fiscais, que podem ser guardadas em pastas. Siga o esquema básico de separar as notas por cliente, ano e mês, ou de acordo com o que seja mais adequado para sua empresa. Dessa forma, as notas ficam organizadas e fáceis de serem encontradas quando for preciso. Você pode criar uma pasta para cada cliente, ou por produto. O que vale é você encontrar a melhor forma.

2. Use cores, códigos e nomes

Com as notas já separadas nas pastas, uma dica para facilitar ainda mais a organização é etiquetas cada uma das pastas. Veja como você prefere, de modo a facilitar a visualização rápida, como por exemplo etiquetas com o nome do cliente, uma cor para cada pasta, nome do produto, etc.

3. Tenha um arquivo

Se você tem um grande volume de notas fiscais por mês, talvez o ideal seja ter um arquivo, com o tamanho de acordo com o volume. Existem arquivos com várias gavetas, o que pode facilitar sua organização, como por exemplo as notas mais recentes na de cima, as do ano anterior na do meio e um arquivo morto na de baixo.

4. No computador, crie pastas e subpastas

Assim como em um arquivo físico, mantenha as notas organizadas no seu computador. Crie uma pasta principal, que pode ser com o nome do cliente, e dentro dela crie subpastas, como uma para o ano e dentro desta uma outra para o mês e outras categorias.

5. Mantenha um backup fora do computador

Computadores às vezes podem apresentar problemas e você acaba perdendo seus documentos, ou pagando um valor alto para recupera-los. Por isso, tenha um backup das suas notas fiscais, em um pendrive, HD externo ou nas diversas opções gratuitas de nuvens, como o Google Drive ou Dropbox. Além se ficarem em segurança, você ainda tem acesso a elas de onde estiver.

6. Faça um arquivo morto

O arquivo morto serve para guardar notas fiscais que tenham mais de cinco anos. Esse é o período determinado para que uma empresa mantenha as notas fiscais. Depois dos cinco anos, essas notas podem ser guardadas no arquivo morto, seja ele físico ou virtual.

7. Estabeleça processos

Uma das melhores técnicas para uma empresa ser bem organizada é trabalhar com processos bem definidos. No caso das notas fiscais, você pode pensar em um processo que envolva todas as pessoas que têm acesso a elas, descrevendo as funções de cada uma, desde o preenchimento correto e coma tenção até o momento em que são guardadas nos arquivos. Com um treinamento, essas pessoas seguem o processo e conseguem ter economia de tempo e diminui a margem de erros. Uma dica extra: quanto menos pessoas tiverem acesso às notas, maior será a rapidez e a segurança.

8. Baixe suas notas fiscais eletrônicas

Ainda sobre processos, uma boa ideia é pegar pelo menos um dia no mês para baixar (download) as notas fiscais eletrônicas e organiza-las em suas respectivas pastas no computador e no backup. Marque em seu calendário o dia em todos os meses, de modo a garantir que você não se esqueça.